Proceduri clare, angajaţi competenţi şi integri, parteneri serioşi şi de încredere. Acestea sunt doar câteva dintre cele mai importante condiţii pentru ca un business să înregistreze rezultate bune. Unele companii sunt atât de conştiente de aspectele menţionate încât şi-au construit în jurul lor întreaga cultură organizaţională.
Totuşi, fără legătură cu profesionalismul managerilor şi cu valorile companiilor, mai apar şi eşecuri. Procedurile trebuie actualizate, în timp ce resursa umană necesită o atenţie sporită. Toate acestea reprezintă lucruri esenţiale, cu atât mai mult cu cât vorbim de un mediu de business competitiv, în care cea mai mică eroare poate să se transforme într-un eşec de proporţii.
Pentru a gestiona corespunzător toate aceste riscuri, companiile pot accesa servicii de intelligence. Astfel, datorită profesioniştilor de top, vulnerabilităţile pot fi transformate în avantaje, lucru care se vede rapid în rezultatele financiare. Acesta este doar unul dintre beneficiile observate, la clienţii din România, de echipa Interdiligence, companie specilizată în investigaţii economice şi de protecţie a afacerii.
Cu scopul de a trage un semnal de alarmă cu privire la experienţele negative cu care se confruntă multe dintre companiile ce operează în piaţa din România, Interdiligence şi-a propus să prezinte câteva dintre speţele complexe pe care le-a rezolvat cu succes. Soluţiile găsite pot fi luate în considerare de orice manager sau lider de organizaţie.
Ameninţarea din interiorul organizaţiei
O cunoscută companie multinaţională din industria alimentară a observat că la una dintre fabricile din România anumite sectoare ale activităţii nu performau. Deși suspecta conflicte de interese, fraude și înțelegeri ascunse în rândul angajaților și contractorilor, managementul nu putea să demonstreze că bănuielile sunt fondate. Pentru identificarea unei soluții, conducerea companiei a contractat echipa Interdiligence.
Cu toate că procesul de investigare a fost complex, incluzând acțiuni de culegere a informaţiilor, de cercetare și analiză, acesta s-a desfășurat într-o perioadă relativ scurtă, de doar o lună şi jumătate. Echipa multidisciplinară de experți, formată din analiști de informații și investigatori de teren, a fost completată cu un specialist în investigații financiare și, pentru a evalua și a înțelege mai bine aspectele tehnice legate de modul de funcționare a fabricii, cu experți în industria alimentară. Specialiștii au efectuat investigații complexe în teren, au intervievat angajați și contractori ai companiei, au analizat numeroase documente obținute prin mijloace investigative specifice pentru a documenta și a scoate la iveală activitățile ilegale și legăturile dubioase dintre angajați și contractori.
Cum se evapora motorina
Printr-o muncă de teren susținută și după zeci de ore de analize, documentare și interviuri cu persoane relevante, specialiştii Interdiligence au demascat o rețea specializată în furtul de combustibil diesel din interiorul fabricii. Câţiva angajaţi falsificau documentele contabile ale companiei prin înscrierea unui număr mai mare de ore de funcționare a utilajelor. Astfel, aceştia acumulau un surplus de combustibil diesel care era, ulterior, scos în afara fabricii cu complicitatea firmei de pază și a unui contractor local. În cooperare cu conducerea fabricii, investigatorii au organizat chiar şi un flagrant, cazul fiind preluat de Poliția Română și cercetat într-un dosar penal.
Datorită analizei aprofundate, s-au elucidat şi alte “mistere” mai vechi: investigatorii au reușit să localizeze un echipament industrial care dispăruse de mult timp din incinta fabricii și chiar din registrele contabile. Utilajul a fost identificat într-o curte privată, chiar dacă cei care l-au sustras au acoperit marcajele iniţiale. Şi în acest caz, au fost descoperiţi suspecții, angajați ai companiei, şi au fost informate autoritățile locale de poliție pentru investigații suplimentare. Surprizele nu s-au oprit aici.
Analiza minuțioasă a documentelor contabile ale companiei, coroborată cu observațiile tehnice independente făcute de experți, a scos la iveală și o acțiune clară de fraudare a companiei prin supraestimarea costurilor unor servicii prestate de mai mulţi contractori locali. Ulterior încasării plăţilor aferente serviciilor şi produselor vândute companiei, aceştia returnau o parte din diferența de cost angajatului companiei care era responsabil cu semnarea contractelor și recepția serviciilor.
Cum de s-au putut întâmpla aceste fraude într-o organizaţie puternică şi cu valori solide? Concluziile specialiştilor Interdiligence sunt că au fost posibile din cauza lipsei anumitor proceduri interne riguroase de achiziţii de produse şi servicii, de lipsa unei supervizări a proceselor de achiziţie, precum şi de existenţa unui grad mare de lejeritate operaţională de care se bucurau unii manageri.
Proiectul a fost finalizat cu o serie de recomandări din partea Interdiligence, pe baza constatărilor dezvăluite, printre care: colaborarea cu autoritățile de poliție pentru investigarea plângerilor penale privind furtul calificat de combustibil și utilaje; inițierea unei anchete administrative pentru a stabili implicarea angajaților în acțiuni frauduloase și aplicarea de sancțiuni administrative; îmbunătățirea procedurilor de monitorizare a activităților de producție şi transport.
